Mantener la calidad de la Formación… gracias y pese a la Transformación Digital

En mi sincero interés de aportar valor, llevando esta “reflexión sistematizada” algo más allá del sentido común y las obviedades, seguro que llego a cuestiones incluso opinables, pero si esto sirve para construir, bien estará.

Ámbito

Consideremos Formación como todo suceso o actividad individual u organizacional donde una persona encuentra oportunidad de aprender, desarrollarse y en definitiva, crecer… y esto lógicamente no son solo “cursos”, por lo cual, no hablemos solo de “digitalización de cursos” sino de “transformación digital del hábitat de oportunidad”.

Y esto ha de incluir el desempeño mismo, la interacción con otras personas, la interacción con el Conocimiento, la interacción con formadores y expertos, el apoyo del/la responsable, la evaluación y el feedback, etc.

Liderazgo sobre la misión formativa

Llevo años, de verdad, muchos, en una particular “cruzada” intentando sensibilizar, allí donde me lo permiten aunque caso no me hagan, sobre la necesaria sincronización (si por mi fuera, casi fusión) entre las áreas funcionales al frente de aspectos tan fronterizos como la Formación, el Desarrollo y Assessment, la Gestión del Conocimiento y la Comunicación o Marketing interno… porque… ¿dónde marcamos la línea entre información, conocimiento, formación, sensibilización, promoción, medición de impacto…? … como con todas las fronteras mal dibujadas… hay muros, hay conflicto, hay conquista… que infra-explota la sinergia.

¿pero qué sucede cuando aparecen canales digitales “que se nos saltan a todos”? … conectando personas, conectando conocimientos… pues que o bien asumimos una estrategia más o menos común, o finalmente afloran como es lógico “3 intranets, 2 plataformas LMS, 1 portal del empleado, 3 comunidades sociales, 6 canales streaming, 15 landing-sites de proyecto-estrella, 2 ERPs de Formación, 3 herramientas de reporting de actividad formativa, 7 drives en la nube…”, o bien, tan al contrario (de esta ‘licencia exagerativa’) que en 1 solo sistema cerrado y monolítico no conseguimos que quepa todo y a gusto de todos.

(y no, ni mi empresa ni yo tenemos “1 software” para resolver esto, que no es “problema de software”)

… así pues, para cuando consigamos “ponernos de acuerdo” (es broma, en muchos sitios sí lo han hecho) paso a enumerar los ejes estratégicos que debiéramos plantearnos, desglosando a su vez para cada uno de ellos, algunas tendencias que observo y también recomendaciones (o al menos reflexiones a tener en cuenta).

Como antesala a lo que implementemos, antepongo 2 premisas que me parecen fundamentales:

  • Descansa en profesionales aquello que externalices
  • Profesionaliza a-en quienes descanses aquello que internalices

… no es solo un “juego de palabras”… son, exactamente, los 2 grandes ámbitos en que trabajar, porque tan mal puede salirnos pensar que determinadas cosas pueden resolverse “con internos y herramientas” en lugar de “con oficio externo”, como pensar que “sin aprendizaje y oficio”, alguien interno puede estar cualificado/a para la generación y difusión del Conocimiento, por muy “experto/a” que cada cual sea en lo suyo.

DIGITALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO y CONTENIDOS FORMATIVOS

Digitalizar no es “escanear”

… parece obvio, pero que una información esté digitalizada, y por tanto compartible digitalmente, no quiere decir que sea “conocimiento formulado que motive su asimilación y aplicación”. No es lo mismo publicar en una intranet el flujograma de un proceso de calidad, o las características de un producto de la empresa, que visualizar un buen desempeño del protocolo, o el producto en acción como protagonista de una circunstancia de ventas.

Calidad del fondo, calidad de la forma… calidad de la formulación

Suele ser mucho más habitual lo primero que lo segundo, cuando la información es correcta pero se hace árido explorarla, porque no es bonita, porque la estructura no es comprensible o es incómoda de recrear mentalmente… pero al contrario, emborracharnos de “bonita forma” sin haberse comprendido el fondo tampoco funciona, y suele ser el error habitual cuando se hace “producción en lugar de consultoría”. En una organización, el Conocimiento fluye hacia y desde la actividad, no es como el “conocimiento académico”, por lo cual, hay que considerar el contexto de aplicación, la actividad donde se despliega, el colectivo que la despliega, los indicadores y evidencias de su transferencia, etc.

Sean internos o externos, hacen falta los 3 perfiles: fondo-formulación-forma, y normalmente falla o falta el de en medio, el “nexo”, el “arquitecto”, el “diseñador instruccional”, el “formador”, el “cronista”, el “documentalista”.

Actualiza la forma, actualiza la tecnología

Hay fondos buenísimos “en la casa”, en Word, en PowerPoint, en PDF, en HTML… que no has de “tirar a la basura”; basta arreglarlos a nivel estético, estructural o tecnológico para que sigan funcionando, no hemos de pasarnos la vida “reinventando la rueda”.

Ahora nos llega “el apagón del Flash”, y había muy buenos cursos en Flash, que no hay que “convertir a SCORM”, como he oído por ahí, SCORM ya eran si estaban en una plataforma LMS, hay que convertirlos en HTML5, multidispositivo y responsive, pero aprovecha y ponlos más bonitos.

Herramientas “de autor”

Hay grandes herramientas, mucho más allá de la mera ofimática (y eso que ofimáticamente se ven maravillas en manos de quien sabe plantear un contenido).

Pero tampoco pienses que se llaman “de autor” porque “convierten en autor a quien no lo es”… facilitan llegar más lejos gráfica y tecnológicamente, sí, pero la concepción sigue siendo individual, y esa capacidad es la que hay que prodigar.

La duración… en cuestión

Hemos pasado demasiado rápido del “extenso master” al “microlearning”… ya no hay tiempo, ya no hay paciencia, ya no hay concentración ni disciplina. Vídeos de más de 3 minutos, o charlas de más de 40, ya no “se aguantan”, y si bien es verdad que hay que adaptarse a la tendencia, también lo es que debiera trabajarse la calidad y el “engagement” en lugar de solo recurrir a la atomización.

<<no hay pelis ‘lentas y largas’, hay pelis ‘malas’>> dice mi Director de Proyectos. Y así es, es una cuestión de ritmo y atractivo, no solo una cuestión de duración.

También debiera cuidarse “quién debiera ver qué para qué”, pues una cuestión es montar un “netflix” de contenidos a demanda, en plan “power to the people”, y muy otra son las documentaciones y formaciones que obligatoriamente un perfil ha de conocer, sí o sí, para desempeñarse correctamente; esto no es una universidad, es una organización; un mínimo de atención, concentración, dedicación y respeto es plenamente exigible.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO y EVALUACIÓN EN ENTORNOS DISTRIBUIDOS Y TELETRABAJO

Concentración y preservación

La Gestión del Conocimiento es asignatura pendiente de muchas organizaciones, pese a encontrarnos en la “sociedad del conocimiento” donde se le reconoce como uno de los principales activos; y aun existiendo “políticas” muy vistosas sobre el papel, realmente en muchos casos no hay perfiles destinados a la función, no hay recompensas, no hay protocolos serios, no se define la preservación y contribución al Conocimiento como “competencia” o “misión” en los modelos organizativos, y lejos de forzarse la “explicitación” descansamos en el “tacitismo” individual… lo he escrito bien, hablo de “lo tácito”, en la cabecita de las personas… un riesgo inaudito en los tiempos que corren.

Esto se ha multiplicado por mil con la dispersión provocada por la emergencia sobrevenida del Teletrabajo… muchos conocimientos-clave de la organización descansan ahora mismo en los discos duros de los ordenadores portátiles o en improvisados drives dados de alta por personas concretas para compartición con su estricto ámbito de influencia.

Precisamente en la época donde las herramientas digitales de generación y compartición son las mejores de la historia.

La calidad del Conocimiento organizacional (que no solo individual), y por tanto, como derivada, de la Formación sobre el mismo, corre el peligro de degradarse… documentar conocimientos, y actualizar los protocolos técnicos para que otras personas puedan replicarlos o comprenderlos, debieran ser parte del activo a preservarse.

Hacer bien todo esto, nos trae muchos beneficios, como la minimización de los plazos de adecuación al puesto, la replicación de éxitos, la no replicación de fracasos, la reutilización de los avances, la minimización de las necesidades formativas, la independencia de los individualismos, y un largo etcétera.

Finalmente, no es una cuestión de “herramientas” que las hay y las tienes, es una cuestión de sensibilización, hábito y cierta disciplina (“detenerse para afilar la sierra”, que diría S. Covey, pero aplicado a lo organizativo y no solo a lo individual).

La Evaluación y el Feedback

En este particular, “hay que volver al cole”, con perdón, me refiero a la “evaluación continua”.

Si ya me parecía escaso que los procesos de “Evaluación del Desempeño” se planteen en muchas organizaciones como “el examen de fin de curso y los buenos planes para el año que viene”, imaginemos ahora, con mucha más gente desperdigada por sus teletrabajos, en ocasiones involucrados en proyectos “agile” con personas diversas, con mucha mayor autonomía, y por tanto menor contacto y oportunidades cercanas de recogida de evidencias.

Ahora sí que hace falta “el vídeo”, no “las fotos”.

La Evaluación y la Formación son “padre y madre” de la Evolución, y si ambas cosas, Formación y Evaluación, no discurren en estricto paralelo y realimentándose continuamente, ¿para qué evaluamos?

Afortunadamente, la Transformación Digital nos trae numerosas herramientas, esta vez sí, software, para poder asistir estas tareas de una forma completamente amable, sencilla, distribuida, y sin descargar todo el peso en los responsables de HR.

Comprobar conocimientos, competencias, desempeños, potenciales, alineamiento con principios y valores, candidatos, sucesiones… está más “al alcance de la mano” que nunca antes, y debiéramos aprovecharlo…. y no solo para reestructurar plantillas en los tiempos que corren, sino para identificar el Talento-clave allá donde se encuentre, retenerlo y ampliarlo.

LAS FIGURAS DEL FORMADOR Y DEL EXPERTO

Presencial (o tele-presencial) vs e-Learning

Personal y profesionalmente, contamos en nuestro haber más proyectos e-Learning que de impartición, así que si esta balanza se descompensa a favor de lo electrónico, nos encontraríamos, por decirlo de alguna manera, “en el lado privilegiado de la brecha”, pero de ahí a pensar que “todo pueda resolverse con e-Learning y contenidos electrónicos”, jamás lo pensé, y cuanto más aprendo, menos lo pienso. Pero también pienso que muchas formaciones presenciales (o incluso tele-presenciales) resulta absurdo que se sigan resolviendo así, por razones de tipología de contenido, por ritmo, por reiteración, por circunstancia, por colectivo, etc.

Hay que intentar el máximo con el contenido electrónico… experiencial, simulaciones, role-play, inteligencia artificial, gamificación, audiovisuales de impacto, vídeo interactivo, psicometría… pero siempre salen mejor si conoces dónde no vas a poder llegar.

Es verdad que cada vez el contenido es más potente, pero también lo son las posibilidades de interacción personal.

El “blended” nos sirvió durante un tiempo pero a día de hoy prefiero una tendencia que nosotros mismos hemos acuñado y promovemos, el “cross-learning”, que incorpora criterios de “cross-selling” y “cross-channel marketing” para desagregar el conocimiento desde un carácter multicanal y dotar a los contenidos de elementos de venta cruzada en la conformación de los itinerarios.

Resulta muy recomendable que los diversos contenidos, no solo enganchen, sino que también se “autodinamicen”.

La impartición

El formador y el experto son insustituibles, en el sentido amplio de la palabra, y no solo como autores, dinamizadores o consultores, sino como impartidores.

Lo que hay que hacer con los formadores es cualificarles para que coexistan con el ecosistema electrónico, se apoyen más (sin competir con) en contenidos, y dominen las herramientas telemáticas, pero no planteándose “qué pueden hacer con ellas”, sino descubriendo “cómo hacer con ellas lo que ellos ya saben hacer”.

Con el experto interno hay que partir de un paso más atrás, no hay que presuponerle la misma capacidad que al formador (si es que no eran el mismo), así que la “formación de tele-formadores” es la mejor solución… cualificarles para la impartición y para la construcción de conocimiento, pues ser “quien más sabe de algo” no implica ser “el mejor contándolo” y menos “el mejor documentándolo”.

La Formación en cascada y el Marketing de la Formación

Quizás me llamen “viejuno” por seguir utilizando esta terminología, pero la realidad es que no paro de ver hacerlo por ahí, y en lo cercano no paramos de asistir proyectos de este tipo con los clientes; y quizás es porque el grado y velocidad de cambio y de innovación que estamos viviendo (entornos VUCA, si suena más chic…) hace imprescindible “viralizar” el conocimiento a mucha mayor velocidad que antes… y claro, de la misma forma que en un organismo humano puede usarse un virus para diseminar agentes, en el seno de una “organización viva”, la mejor forma de “viralizar” el conocimiento no es que te lo haga un externo, sino provocarlo en el seno de dicho “organismo” a través de sus propias “células” y mecanismos de “transmisión”.

Pero armar una “cascada formativa” no es tan sencillo como enunciarlo, porque el conocimiento tiene que ir descendiendo por las escalas jerárquicas, entre expertos y no tanto, entre formadores internos y no tanto, a través de personas de capacidades y estilos muy diversos; por lo cual, lo recomendable es profesionalizar el itinerario y dotarlo de herramientas que homogeneicen y garanticen el mensaje y los contenidoscampañas de marketing interno, elementos de refuerzo, píldoras, agendas que distribuyen roles entre materiales y ponentes, materiales interactivos para el aula, cualificación del cuadro docente, herramientas de evaluación de la transferencia

La curación de contenidos

Esta tendencia es cada vez más firme… hay tal “infoxicación” de conocimiento en Internet y en diversas fuentes, que se hace necesaria la figura del “curador”, del que filtra, depura y acerca el conocimiento desde los expertos externos a la organización, discriminadamente hacia las personas objetivo de dicho expertise.

Es recomendable disponer de estos espacios corporativos, donde se ubican referencias a conocimiento externo y asimilable, para facilitar y promover la investigación entre los profesionales.

… y hasta aquí por hoy… obviedades… algunas, pero algunas quizás no tanto… son los ejes de intervención, estrategias y recomendaciones que daría para que la Formación mantenga unos niveles razonables, beneficiándose de los canales, y sobreviviendo a sus carencias también… pero seguro que hay mucho más que decir… así que línea abierta a otras contribuciones, porque en esta misión estamos todos.